Командировочные расходы в Казахстане 2024. Суточные в командировке. Правила расчета затрат на командировки.

Командировочные расходы — это затраты, которые понесены работником во время официальной командировки, когда он временно отправляется работать или выполнять служебные обязанности вне своего обычного места работы. В статье я расскажу как рассчитать суточные в командировке в 2024 году. Как они зависят от размера МРП и каков порядок отчетности. Читайте дальше!

Что входит в командировочные расходы

Командировочные расходы включают в себя различные категории расходов, которые возникают во время командировки, такие как:

1. Расходы на проживание;
2. Суточные расходы;
3. Расходы на транспорт;
4. Расходы на связь;
5. Расходы на оформление визы или страховки;
6. Деловые расходы;
7. Прочие расходы, напрямую связанные с исполнением профессиональных обязанностей.

Возмещение командировочных расходовосуществляется работодателем в соответствии с установленными правилами и процедурами компании. Работник в свою очередь должен предоставить соответствующие подтверждающие документы и авансовый отчет о понесенных расходах.

Суточные расходы и как производится расчет суточных при командировках в Казахстане

Согласно ст.127 ТК РК суточные входят в число гарантированных выплат работникам, направляемым в командировки. Необходимы они в первую очередь на покрытие затрат на питание и прочие расходы, связанные с ежедневной жизнедеятельностью человека.

Однако, размер суточных для негосударственных компаний законодательно не установлен. Поэтому в каждой организации эта цифра устанавливается индивидуально и может быть очень разной. Некоторые работодатели, оптимизируя командировочные расходы в целом, могут устанавливать минимальные размеры выплат.

Суточные в РК — это денежные средства, выплачиваемые работнику за календарные дни нахождения в командировке, в том числе за время в пути.

На практике, при определении и расчете размера суточных отталкиваются от ставки МРП на текущий финансовый год. Связано это со ст. 319 Налогового Кодекса РК, в которой установлены ограничения по признанию суточных в качестве налогооблагаемого дохода работника:

• по командировке в пределах Республики Казахстан – суточные не более 6-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке;
• по командировке за пределами Республики Казахстан – суточные не более 8-кратного размера месячного расчетного показателя, установленного законом о республиканском бюджете и действующего на 1 января соответствующего финансового года, за каждый календарный день нахождения в командировке в течение периода, не превышающего сорока календарных дней нахождения в командировке.

Таким образом, при определении размера суточных выше установленных лимитов, они будут признаны доходом и, соответственно, с размера их превышения работодателю будет необходимо уплатить все налоги по доходам сотрудника.

Как зависит размер суточных от занимаемой должности

Размер суточных выплат, или дневных пособий, во время командировки может зависеть от занимаемой должности работника. Обычно организации имеют установленные стандарты и нормы, которые определяют размеры суточных выплат в зависимости от уровня должности или категории работника согласно штатному расписанию.

Обычно более высокие должности или руководящие должности имеют более высокие ставки суточных выплат, поскольку они часто требуют более высокого уровня командировок и дополнительных расходов. Более низкие должности могут иметь более низкие ставки суточных выплат.

Однако следует отметить, что размеры суточных выплат могут быть также определены в зависимости от конкретных условий командировки, таких как место назначения, продолжительность командировки, стандарты проживания в данном регионе и другие факторы.

Как рассчитать суточные на командировку в РК в 2024 году

Расчет суточных на командировку сотрудника производится по формуле:

Ставка МРП * количество МРП * количество календарных дней командировки = Суточные

Где:

• Ставка МРП — месячный расчетный показатель, установленный государством на текущий финансовый год. В 2024 году он составляет 3 692 тенге.
• Количество МРП — количество МРП принимает значение 6 или 8, для командировки внутри страны и зарубежной соответственно.
• Количество календарных дней командировки — сколько календарных дней сотрудник будет в командировке.

Таким образом максимальный размер необлагаемых налогами суточных за каждый календарный день командировки (не более 40 дней) получается:

• внутри РК – 6 * 3 692 = 22 152 тенге в сутки;
• зарубежные – 8 * 3 692 = 29 536 тенге в стуки.

На практике размер суточных не достигает своего максимального значения и устанавливается в пределах двух-трех МРП. Поэтому необходимо выяснять эти детали до момента отбытия, во избежание недоразумений и проблем с завышенными ожиданиями.

Как отразить суточные в бухгалтерском учете РК

Согласно п. 38 и п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, утвержденным Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241:

• 38. Выдача наличных денег из кассы производится по расходному кассовому ордеру Форма КО-2, форма которого утверждена Приказом № 562 (далее — расходный ордер). Расходный ордер подписывается руководством субъекта, главным бухгалтером или лицом, на то уполномоченным руководством субъекта, и кассиром.
• 59. Учет наличных денежных средств, выданных в подотчет, регламентируется учетной политикой субъекта, при этом в зависимости от назначения устанавливаются сроки предоставления авансового отчета (форма Т-3) подотчетного лица, возврата наличных денежных средств.

Командировочные расходы по найму жилого помещения

При направлении в командировку работодатель обязан возместить сотруднику расходы по найму или аренде места проживания. В зависимости от возможностей компании и потребностей командируемого могут использоваться наиболее распространенные виды аренды жилых помещений:

• Гостиничное размещение;
• Аренда квартиры;
• Хостелы или гостевые дома.

Важно получить в конце срока проживания официальные документы от арендодателя, с указанием количества уплаченных денежных средств. Иначе будет весьма проблематично доказать факт расходов на аренду жилья.

Какие виды проживания могут быть не возмещены работодателем:

• Корпоративное жилье;
• Собственное жилье сотрудника или коллеги, который готов предоставить его в безвозмездное пользование на время командировки.

Необходимо согласовывать с руководством вид арендуемого жилья для сотрудника. Потому что потребности (желания) работника могут быть весьма завышены, а компания не готова их компенсировать.

Как оплачиваются командировочные расходы

Оплату командировочных расходов условно можно разделить на два этапа:

1. Оплата денежного аванса непосредственно перед командировкой. Для этого делается предварительный расчет затрат на командировку. Сюда входят: суточные, затраты на аренду жилья, транспортные расходы и прочие расходы, предполагаемые в процессе командировки.
2. По прибытии из командировки сотрудник обязан предоставить в бухгалтерию авансовый отчет. В отчете должны быть указаны все расходы с обязательным их документальным подтверждением. По результатам отчета будет совершена оплата дополнительных расходов или возврат излишка денежных средств в бухгалтерию компании.

При составлении плана командировки очень важно постараться предусмотреть максимальное количество возможных расходов. Зачастую это бремя ложится на плечи командируемого. Поэтому лучше предварительно собрать всю необходимую информацию о месте поездки и правилах пребывания в нем.

Лучше вернуть излишек денег в кассу, чем принимать экстренные меры в процессе командировки при их нехватке.

Во время поездки будет очень полезным завести себе правило сохранять все кассовые чеки и другие документы, подтверждающие факт оплаты той или иной услуги. И еще лучше, если на оборотной стороне чека вы будете делать запись с датой и за что именно была оплата. Это поможет не запутаться и легко составить авансовый отчет.

Нормы и правила возмещения затрат на служебные командировки госчиновникам

С 2 марта 2024 года вступило в силу Постановление Правительства Республики Казахстан от 16 февраля 2024 года № 97 «О внесении изменений в постановление Правительства Республики Казахстан от 11 мая 2018 года № 256 «Об утверждении Правил возмещения расходов на служебные командировки за счет бюджетных средств, в том числе в иностранные государства».

В Постановлении указано, что «для руководителей и заместителей руководителей государственных учреждений, руководителей аппаратов центральных государственных органов, судей Конституционного суда, государственного советника, помощников президента РК, начальника Канцелярии президента РК, а также депутатов Парламента и судей Верховного суда норма возмещения расходов по найму жилого помещения в сутки не должна превышать десятикратного размера месячного расчетного показателя в городах Астане, Aлматы, Шымкенте, Aтырау, Aктау и Байконыре, семикратного размера МРП – в областных центрах и городах областного значения и пятикратного размера МРП – в районных центрах и городах районного значения и поселке Боровое Бурабайского района Aкмолинской области».

Касательно транспортных расходов на командировку внесены следующие изменения.

«по проезду к месту командирования и обратно к месту постоянной работы (кроме случаев, когда администрацией предоставляются командированному соответствующие средства передвижения) на основании предъявленных проездных документов (проездной билет и посадочный талон, по проезду автобусом только проездной билет) при проезде:

• по железным дорогам – по тарифу купейного вагона (за исключением вагонов с двухместными купе с нижним расположением мягких диванов, мягкими креслами для сидения с устройством по регулированию его положения (СВ);
• по водным путям, шоссейным и грунтовым дорогам – по существующей в данной местности стоимости проезда;
• в исключительных случаях (при транзитном переезде в случае командирования за пределы Республики Казахстан, отсутствии названных транспортных средств или срочности командировки) допускается возмещение расходов в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя аппарата центрального государственного органа, а в случаях отсутствия такового – руководителя государственного учреждения железнодорожным транспортом – по тарифу вагонов с двухместными купе с нижним расположением мягких диванов, мягкими креслами для сидения с устройством по регулированию его положения (СВ) и воздушным транспортом – по стоимости авиабилета экономического класса. При этом при превышении стоимости билета железнодорожного транспорта над авиабилетом допускается командирование воздушным транспортом;
• воздушным транспортом по стоимости авиабилета экономического класса – руководителю государственного органа, первому заместителю и заместителям руководителя государственного органа, лицам, приравненным к ним в соответствии с законодательством Республики Казахстан, судьям Конституционного Суда, руководителю аппарата центрального государственного органа, а в случаях отсутствия такового – руководителю государственного учреждения;
• воздушным транспортом по стоимости авиабилета класса «Бизнес» – Председателю Сената Парламента Республики Казахстан, заместителям Председателя Сената Парламента Республики Казахстан, Председателю Мажилиса Парламента Республики Казахстан, заместителям Председателя Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Председателю Верховного Суда Республики Казахстан, Первому заместителю Премьер-Министра Республики Казахстан, заместителям Премьер-Министра Республики Казахстан, Государственному советнику Республики Казахстан, Руководителю Aдминистрации Президента Республики Казахстан, помощникам Президента Республики Казахстан, Секретарю Совета Безопасности Республики Казахстан, Начальнику Канцелярии Президента Республики Казахстан и лицам, приравненным к ним в соответствии с законодательством Республики Казахстан»

Другие важные изменения:

• для должностных лиц, за исключением руководителей структурных подразделений Администрации Президента Республики Казахстан, заместителей руководителей центральных государственных органов, назначаемых Президентом Республики Казахстан, первых заместителей и заместителей руководителей, руководителей аппаратов центральных государственных органов, Специального представителя Республики Казахстан на переговорах по вступлению Республики Казахстан во Всемирную торговую организацию (ВТО), Специального представителя Республики Казахстан по вопросам сотрудничества с Организацией по безопасности и сотрудничеству в Европе (ОБСЕ), члена Европейской комиссии за демократию через право от Республики Казахстан (Венецианская комиссия Совета Европы), членов Высшей аудиторской палаты Республики Казахстан – по стоимости одноместного гостиничного номера по классификации люкс;
• для депутатов Парламента Республики Казахстан, судей Конституционного Суда Республики Казахстан, руководителей структурных подразделений Aдминистрации Президента Республики Казахстан, первых заместителей, заместителей руководителей центральных государственных органов Республики Казахстан, руководителей аппаратов центральных государственных органов, заместителей акимов областей, городов республиканского значения, столицы, Специального представителя Республики Казахстан на переговорах по вступлению Республики Казахстан во Всемирную торговую организацию (ВТО), Специального представителя Республики Казахстан по вопросам сотрудничества с Организацией по безопасности и сотрудничеству в Европе (ОБСЕ), члена Европейской комиссии за демократию через право от Республики Казахстан (Венецианская комиссия Совета Европы), членов Высшей аудиторской палаты Республики Казахстан – по стоимости одноместного гостиничного номера по классификации полулюкс;
• для лиц, сопровождающих Главу государства Республики Казахстан, Премьер-Министра Республики Казахстан, Председателя Сената Парламента Республики Казахстан, Председателя Мажилиса Парламента Республики Казахстан, Государственного советника Республики Казахстан, – по фактическим затратам, в том числе расходы по бронированию.