В случае допущения сотрудником мелкого дисциплинарного нарушения работодатель вправе применить к нему дисциплинарное взыскание согласно ст. 65 Трудового Кодекса РК. Поэтому объяснительная записка — это возможность работника привести весомые аргументы в свою пользу для недопущения применения к нему взысканий.
Что такое объяснительная записка
Объяснительная — это объяснение в письменной форме дисциплинарного нарушения работником или других лиц, изложенное на бумажном носителе или в форме электронного документа (с обеспечением авторизации, идентификации работника).
Целью объяснительной записки является возможность получения пояснений и изложения причин возникновения нарушения трудового распорядка или производственного процесса с точки зрения виновника или непосредственного участника событий.
В объяснительной описываются обстоятельства уже прошедших событий. Поэтому для предотвращения возникновения какой-либо ситуации в будущем необходимо написать служебную записку.
Виды объяснительных записок
Объяснительные записки делятся на два основных вида по содержанию:
- Оправдательная;
- Пояснительная.
По форме написания отличий нет.
Оправдательная
Оправдательные записки пишутся работниками в случаях когда ими были допущены ошибки в работе или дисциплинарные нарушения. В таком документе сотруднику необходимо оправдать свои действия (бездействие), указав уважительные причины или убедительные доводы.
Чаще всего оправдательные служебки пишут в случаях:
- опоздание на работу;
- прогул;
- другие нарушения баланса рабочего времени;
- нетрезвое состояние на рабочем месте;
- нанесение материального ущерба работодателю;
- жалобы клиентов.
В описании происходивших с вами событий, не стоит увлекаться чрезмерным вниманием к незначительным деталям, косвенно относящимся к произошедшему. Гораздо полезнее будет изложить все коротко и по существу.
Пояснительная
Объяснительную с пояснениями с вас могут попросить и в случае отсутствия проступка с вашей стороны. Она необходима для прояснения ситуации вокруг событий, где замешаны несколько сотрудников.
В этом пояснительном документе необходимо указать кто из коллег за что отвечал и какие им были осуществлены действия (бездействие). Руководитель будет анализировать текст одной или нескольких объяснительных, чтобы разобраться в ситуации и принять соответствующее решение.
Например в компании по производству отопительного оборудования руководством был установлен план для производственного цеха по выпуску газовых котлов в количестве 1000 единиц в квартал. Но в процессе производства отдел снабжения не смог завезти на склад необходимые комплектующие.
В результате из запланированных 1000 единиц было произведено только 400, и цех фактически был в состоянии простоя. В конце квартала руководитель потребовал от начальника цеха объяснительную о причинах срыва плана производства. В которой как раз и были изложены все обстоятельства данной задержки.
Требование работодателя о написании объяснительной записки
Требование работодателя о написании объяснительной записки не просто право, а требование закона к работодателю.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель обязан затребовать от работника объяснение в письменной форме
Это значит, что если у вас просят объяснительную, то вполне реально могут быть применены меры взыскания к работнику. Поэтому написание объяснений следует рассматривать как возможность примирения с руководителем. Ведь решение о взыскании будет принимать именно он. И то, на сколько достоверны и убедительны вы будете зависит дальнейшее развитие событий.
Отказ работника писать объяснительную
Можно ли отказаться от написания объяснительной? Можно. Но это только усугубит положение дел. В большинстве случаев отказ воспринимается работодателем как признание собственной вины, отсутствие уважительных причин и вообще нежелание сотрудника «идти на контакт».
Если сотрудник не смог, не успел, не захотел оформить пояснения о проступке, работодатель составляет акт об отказе написания объяснительной записки. Данный документ будет служить подтверждением, что работодатель предлагал сотруднику пояснить ситуацию, но тот отказался от этого права.
Непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания. — ст. 65 ТК РК
Что может сделать руководитель на основании объяснительной записки
После того как работодатель получил объяснительную записку или отказ от нее, он может поступить следующим образом:
- Понять и простить. Руководитель может отнестись с пониманием серьезности аргументов работника, уважительным причинам проступка и не применять взыскательные меры.
- Наложить дисциплинарное взыскание. Приказ о дисциплинарном взыскании издается в течение тридцати дней со дня обнаружения нарушения. После чего в течение трех дней работник должен ознакомиться с документом и подписать его. В случае если сотрудник не согласен с дисциплинарным взысканием, он может обжаловать его в суде.
Срок написания объяснительных записок
Трудовым Кодексом регламентирован срок написания объяснений — 2 рабочих дня с момента уведомления работника о необходимости предоставить объяснительную.
Требование работодателя может быть заявлено как в устной, так и в письменной форме. К письменной форме уведомления работника прибегают довольно редко. Как правило если сотрудник на словах выразил отказ писать объяснительную или сам попросил о такой форме уведомления.
Как правильно написать объяснительную
Объяснительная записка состоит из двух частей:
- фактическая часть (в ней указываются факты, послужившие поводом к ее
написанию); - причина, объясняющая сложившуюся ситуацию.
Оформление объяснительной записки осуществляется, согласно основных
требований к составлению деловых писем, и состоит из:
- указания на автора (организацию, структурное подразделение или
должностное лицо, от которого исходит записка); - реквизитов получателя (с указанием ФИО и должности человека, кому адресована записка);
- наименования вида документа («Объяснительная записка»);
- места составления (можно указать город);
- даты создания, регистрационного номера документа;
- заголовка к тексту (например, «О …», «Касательно …»);
- самого текста пояснения.
После текста объяснительной записки составителем обязательно ставится
собственноручная подпись (с указанием должности).
Необходимо помнить, что правильное указание реквизитов в документах
прямо влияет на их юридическую силу, обеспечивает их бесспорность и
официальность.
Основной особенностью объяснительной записки является отсутствие
логической части, где делаются выводы и предложения. Текст объяснительной
записки должен объективно отражать события и факты, давая им четкое
объяснение.
Образцы объяснительных записок
В крупных компаниях отделом кадров или HR зачастую предусмотрен набор шаблонов внутренних документов компании. Если вам повезло и таковые имеются, лучше воспользоваться ими. Если нет — мы сделали подборку самых распространенных объяснительных.
Объяснительная об опоздании на работу
Директору ТОО «Кадровед»
Кадроведову А.А.
от старшего менеджера отдела продаж
Бокеева Б.Б.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ
Я, Бокеев Б.Б. опоздал на 30 минут на работу 13.01.2023 года по причине того, что по дороге на работу прокололо колесо на моём автомобиле. Время опоздания было потрачено на его замену и восстановление возможности передвижения.
Бокеев Б. Б. ___________
(подпись)
«13» января 2023 г.
Одними из самых частых причин опоздания на работу люди указывают:
- пробки на дорогах;
- поломки транспортных средств;
- участие в ДТП;
- изменение графика движения общественного транспорта;
- погодные условия.
Однако на такие оправдательные объяснительные у руководства возникает вполне резонная рекомендация выходить из дома пораньше. Поэтому лучше не злоупотреблять терпением руководителя и принять меры к своевременному прибытию на работу.
Объяснительная записка за прогул (невыход на работу)
Директору ТОО «Кадровед»
Кадроведову А.А.
от старшего менеджера отдела продаж
Бокеева Б.Б.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
О невыходе на работу
Я, Бокеев Б.Б. не явился на работу 12 января 2023 года в связи с тем, что автомобиль «Шкода-Октавия», на котором я ехал на работу, попал в аварию по вине следующего за ним автобуса. Я получил травму и был вынужден обратиться в больницу за получением медицинской помощи. В связи с повреждением мобильного телефона вовремя сообщить на работу о случившемся я не смог.
К объяснительной записке прилагаю:
- Копию протокола дорожной полиции;
- Справку от хирурга-травматолога городской больницы №3
Бокеев Б. Б. «13» января 2023 г.
Прогул или невыход на работу — это уже более серьезный вид проступка, в сравнении с опозданием. Скорей всего в объяснительной за прогул будет недостаточно простого словесного пояснения причин отсутствия на рабочем месте.
Гораздо лучше будет подтвердить слова документально, это могут быть:
- справки из медицинских и других государственных организаций;
- протоколы полиции;
- любые другие документы, способные подтвердить описанные причины.
Объяснительная записка на жалобу
Директору ТОО «Кадровед»
Кадроведову А.А.
от старшего менеджера отдела продаж
Бокеева Б.Б.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
На жалобу клиента
Я, Бокеев Б.Б. 13го января 2023 года допустил нелицеприятное высказывание о клиенте в торговом зале в ответ на не обосновано грубое отношение клиента к менеджерам отдела продаж. Клиент выражался нецензурной бранью и вёл себя неадекватно. Поэтому пришлось объяснять клиенту, где выход, на понятном ему языке.
Прошу проявить понимание и впредь постараюсь не допускать такого поведения со своей стороны.
Бокеев Б. Б. ___________
(подпись)
«13» января 2023 г.
Жалобы клиентов особенно часто встречаются в сфере услуг и розничной торговли. Однако клиенты и сами могут спровоцировать не совсем культурное к себе отношение. Поэтому объяснительная записка поможет руководителю расставить все точки над «i».
Клиенты, а иногда и коллеги, жалуются на:
- грубое отношение к себе;
- несоблюдение сроков;
- игнорирование просьб и требований;
- хамство.
Объяснительная записка может быть потребована не только у одного сотрудника, но и у целого отдела. Например если книга жалоб пополнилась отрицательным отзывом о работе всего отдела.
Объяснительная об ошибках в работе
Директору ТОО «Кадровед»
Кадроведову А. А.
от бухгалтера
Бокеевой А. А.
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
На ошибки в работе
Я, Бокеева А. А. внесла в бухгалтерскую программу неверные данные о продажах ТОО «Кадровед» в течение последней недели, так как версия программы была обновлена и порядок внесения данных изменился. Меня об этом никто не уведомил, и я заполняла данные старым способом, в результате чего возникли ошибки в отражении выручки.
Обязуюсь исправить свои ошибки в ближайшие несколько дней.
Бокеева А. А. «13» января 2023 г.
К сожалению никто не застрахован от совершения ошибок в процессе трудовой деятельности. Человеческий фактор еще никто не отменял. Хроническая усталость, проблемы дома или просто плохое настроение могут резко снизить профессиональные качества и навыки. Все это способно вызвать появление ошибок в процессе работы.
А если вы просто халатно относитесь к своей работе, то объяснительные придется писать довольно часто. Но терпение работодателя не вечное и после двух-трех таких документов скорей всего поросят написать заявление на увольнение по собственному желанию. Ведь работодателю не нужны лишние риски.
Объяснительная записка на казахском языке (Түсініктеме хат)
Объяснительная на казахском языке (Түсініктеме хат) пишется по тем же самым правилам, что и на русском. Единственное отличие — язык повествования и оформления.
