Штатное расписание — это организационный документ, который является основой для формирования структуры и иерархии управления сотрудниками в организации, их функциональные обязанности и размер оплаты труда. Далее в статье я расскажу для чего используется штатное расписание, как его применять и утверждать. Образец в виде таблицы Excel или Word поможет вам быстро составить штатку для своего отдела или компании. Читайте дальше.
Зачем составлять штатное расписание
В Трудовом Кодексе Республики Казахстан понятие «штатное расписание» отсутствует и нет прямого указания на необходимость составление этого документа.
Наличие штатного расписания обязательно только для государственных предприятий.
В государственных организациях штатное расписание регулируется:
- Постановлением Правительства Республики Казахстан от 15 апреля 2008 года № 339 «Об утверждении лимитов штатной численности министерств и иных центральных исполнительных органов с учетом численности их территориальных органов и подведомственных им государственных учреждений»;
- Законом Республики Казахстан от 1 марта 2011 года № 413-IV «О государственном имуществе».
Основными выгодополучателями от наличия штатного расписания в компании являются:
- Руководитель (основной и руководители отделов);
- Бухгалтерия;
- Отдел кадров (HR).
Для руководящего состава важно понимание общего количества рабочих рук в компании, их структурное распределение по отделам и определение рентабельности бизнеса в целом за счет точного объема фонда оплаты труда.
На основании других показателей успешности предприятия руководству проще принимать решения об увеличении или сокращении штатного количества трудовых ресурсов. Или пересмотра затрат на заработную плату путем уменьшения\увеличения окладов или тарифных ставок.
Кадровому работнику это положение облегчает видение каких именно специалистов не хватает в штате. Поэтому рекрутинг и найм новых сотрудников становится более прогнозируемым и планомерным.
Бухгалтерии же становится гораздо проще планировать расходы на заработную плату, составлять прогноз по налоговым операциям и предоставлять руководству информацию о финансовом состоянии.
Чем полезно штатное расписание сотрудникам компании
Рядовым сотрудникам компании знание штатного расписания может оказаться весьма полезным инструментом в первую очередь в целях понимания горизонтов развития карьеры.
Оно предоставляет ясность и четкую иерархическую структуру штатного состава компании, определяя возможности профессионального развития и роста в рамках данной организации.
Если в штатке определены размеры премий или надбавок для вашей должности, то это может стать дополнительной мотивацией для надлежащего исполнения своих трудовых обязанностей.
В целом штатное расписание может способствовать здоровому карьеризму сотрудников. Однако, как показывает практика, не все компании готовы охотно ознакамливать с ним своих коллег.
Какие сведения должны содержаться в штатном расписании
Штатное расписание обычно включает следующие сведения:
- Название должности;
- Количество штатных единиц;
- Оклад или тарифная ставка за каждую штатную единицу;
- Надбавки;
- Месячный (годовой) фонд заработной платы;
- Принадлежность должности к тому или иному структурному подразделению;
- Примечания.
Штатное расписание — обезличенный документ. Указывать необходимо только сведения о должности, а не конкретных людей.
Желательно в сетке штатного расписания указывать унифицированные и общепринятые названия должностей. Это поможет избежать разночтений и возможных неприятных конфузов. Рекомендуется также включать достаточно деталей, чтобы потенциальные кандидаты и сотрудники могли ясно понять ожидания и требования, связанные с конкретной должностью.
Порядок составления и утверждения штатного расписания
Утверждение штатного расписания в ТОО (товарищество с ограниченной ответственностью) может немного отличаться в процессуальной части. Это зависит от внутренних правил и процедур компании, что может внести свои особенности в этот процесс. Однако, общая схема будет выглядеть следующим образом:
- Подготовка предварительного штатного расписания главным руководителем или руководителями отделов на свой отдел соответственно.
- Согласование с кадровой службой и бухгалтерией.
- Внесение корректировок на основе полученных замечаний и предложений от вовлеченных в процесс участников управленческого состава.
- После окончательной проверки и согласования проекта штатного расписания оно утверждается руководством компании.
- После утверждения с документом должны быть ознакомлены все ответственные сотрудники.
Для вступления в силу штатного расписания его утверждают следующим образом:
- Готовый документ подписывают главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. В отсутствие таковых сотрудников, документ подписывает первый руководитель компании;
- Или выпускается приказ об утверждении штатного расписания, который подписывает руководитель или уполномоченный сотрудник.
Трудовым законодательством не предусмотрено согласование штатного расписания с работниками или представителями работников.
Должен ли ИП утверждать штатное расписание
Индивидуальный предприниматель, использующий труд наемных работников, вправе самостоятельно решать, внедрять штатное расписание или осуществлять свою деятельность без него.
Однако, индивидуальному предпринимателю может потребоваться планирование и организация рабочего времени, чтобы эффективно выполнять свои обязанности и достигать поставленных целей. В этом случае, вместо штатного расписания, предприниматель может использовать личное расписание или план действий, который поможет ему структурировать свою работу, определить приоритеты и управлять временем.
В случае если предприниматель сам и чтец, и жнец, и на дуде игрец, то в внедрении дополнительного документа особой необходимости вообще нет.
Образец (шаблон) штатного расписания
Образец штатного расписания следует рассматривать как отправную точку, которую можно настроить и адаптировать под конкретные потребности и особенности организации. Он предоставляет основу для разработки индивидуального штатного расписания, отвечающего уникальным требованиям вашей компании.
