Накладная на отпуск товара – это документ, который подтверждает передачу товаров, материалов или запасов (ТМЗ) от продавца к покупателю. В торговле и при оказании услуг она играет роль доказательства сделки, помогает вести учёт и соблюдать налоговые обязательства. Для индивидуальных предпринимателей (ИП) и товариществ с ограниченной ответственностью (ТОО) это не просто бумажка, а гарантия прозрачности бизнеса. Давайте разберёмся, как её оформлять и почему это важно.
Что такое накладная на отпуск товара
Накладная – это первичный учётный документ, фиксирующий факт отгрузки товаров или материалов от одной стороны другой.
Она служит для учёта ТМЗ, расчёта налогов (включая НДС) и защиты прав обеих сторон при спорах.
Накладная нужна при каждой отгрузке товара, передаче между филиалами или возврате, особенно если вы работаете с юрлицами или платите НДС.
При правильном оформлении накладная имеет силу доказательства в суде и перед налоговыми органами.
Законодательное регулирование
Какие нормативные акты регулируют. Накладные регулируются Налоговым кодексом РК (статья 412) и Приказом Министерства финансов РК № 112 от 27 февраля 2018 года, который устанавливает правила для первичных документов.
Требования к оформлению. Согласно налоговому и бухгалтерскому законодательству, документ должен содержать все обязательные реквизиты, быть подписан сторонами и, при необходимости, заверен печатью.
Нужно ли оформлять в электронном виде. Для налогоплательщиков НДС электронные накладные обязательны через Государственную базу данных «Э-СФ» (ИС ЭСФ) или Информационные системы электронных товарно-транспортных документов (ИС ЭТД). Остальные могут использовать бумажный формат.
Содержание накладной
- Наименование документа: «Накладная на отпуск товара».
- Дата и номер: Указываются для идентификации (например, № 001 от 03.07.2025).
- Информация о продавце и покупателе: ФИО или название, ИИН/БИН, адрес.
- Перечень товаров: Наименование, единица измерения, количество, цена за единицу, общая сумма.
- Сумма НДС (при наличии): 12% от суммы, если вы плательщик НДС.
- Подписи сторон: От продавца и покупателя с расшифровкой.
- Печати (при необходимости): Если сторона использует печать (необязательно для ИП без печати).
Образец заполненной накладной:
Накладная на отпуск товара № 001 от 03.07.2025
Продавец: ИП Иванов И.И., ИИН 123456789012, г. Алматы, ул. Ленина 1
Покупатель: ТОО «Альфа», БИН 987654321012, г. Астана, пр. Республики 10
Товары:
- Молоко 1л — 10 шт. — 500 тг/шт. — 5000 тг
- Хлеб 0,5кг — 20 шт. — 200 тг/шт. — 4000 тг
Итого: 9000 тг
НДС (12%): 1080 тг
Всего с НДС: 10080 тг
Подпись продавца: _________ /Иванов И.И./
Подпись покупателя: _________ /Петров П.П./
Виды накладных
- Торговая. Для продажи товаров покупателю.
- Складская. Для перемещения ТМЗ внутри компании.
- Межфирменная. Между филиалами или аффилированными компаниями.
- При отгрузке, передаче, возврате товара: Зависит от типа операции.
Каждый вид имеет свои нюансы, но структура остаётся схожей.
Как оформить накладную – пошагово
- Подготовьте реквизиты сторон. Соберите данные о продавце и покупателе (ИИН/БИН, адреса).
- Заполните перечень ТМЗ. Укажите все товары с количеством и ценой.
- Укажите суммы, включая НДС. Расчитайте общую сумму и НДС (если применимо).
- Распечатайте или отправьте в электронном виде. Используйте ИС ЭСФ для НДС или распечатайте для бумажного варианта.
- Подпишите документ обеими сторонами. Убедитесь, что подписи читаемы.
Электронные накладные: когда и как оформлять
Обязанность для налогоплательщиков НДС. Если ваш оборот превышает 20 000 МРП (около 78,6 млн тенге в 2025 году), электронные накладные через ИС ЭСФ обязательны.
Через ИС ЭСФ или другие ИС ЭТД. Регистрируйтесь на портале egov.kz и используйте ЭЦП для подписания.
Цифровая подпись (ЭЦП). Получите ЭЦП в ЦОНе и активируйте её для работы с электронными документами.
Ошибки и штрафы
Что будет при отсутствии накладной. Штраф по КоАП РК – до 50 МРП (196 600 тенге) за отсутствие первичных документов.
Расхождения с товаром. Если фактический товар не соответствует накладной, штраф – 10 МРП (39 320 тенге).
Ошибки в расчётах. Неправильные суммы или НДС влечут до 20 МРП (78 640 тенге).
Ответственность. Нарушение правил документооборота может привести к блокировке счёта или доначислению налогов.
Отличие накладной от товарного чека и счёта-фактуры
| Документ | Уровень | Когда применяется | Обязательность |
|---|---|---|---|
| Накладная | Подтверждение отгрузки ТМЗ | При передаче товара | Да, для учёта и НДС |
| Товарный чек | Подтверждение покупки | Розничная торговля | Да, для потребителей |
| Счёт-фактура | Выставление НДС к зачёту | Для плательщиков НДС | Да, при НДС |
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Нужно ли оформлять накладную при онлайн-продаже?
Ответ: Да, если вы платите НДС или работаете с юрлицами. Для розницы достаточно чека.
Вопрос: Можно ли использовать одну накладную для нескольких товаров?
Ответ: Да, если товары отгружаются в рамках одной сделки.
Вопрос: Обязательно ли заверять печатью?
Ответ: Нет, печать не обязательна для ИП и ТОО, если нет внутреннего требования.
Вопрос: Срок хранения накладной?
Ответ: Храните 5 лет согласно НК РК.
Заключение
Накладная – это важный бухгалтерский и юридический документ, который обеспечивает прозрачность оборота товаров. Для ИП и ТОО важно оформлять её правильно, особенно при работе с налогом на добавленную стоимость. Используйте готовые шаблоны, следите за электронным документооборотом и избегайте ошибок, чтобы ваш бизнес работал без штрафов и задержек.