Факсимиле широко используется в казахстанских компаниях для ускорения процесса делопроизводства и документооборота. Однако неправильное применение может привести к серьезным юридическим последствиям. Эта статья поможет разобраться в правилах использования факсимиле и избежать рисков.
Что такое факсимиле: разбираемся на примерах
Факсимиле – это механическое воспроизведение вашей подписи в виде штампа или печати. Но не путайте его с другими способами подтверждения документов.
| Критерий | Факсимиле | Живая подпись | ЭЦП |
| Юридическая сила | Только при соглашении сторон | Всегда признается | Равна живой подписи по закону |
| Стоимость | 15 000 — 25 000 тг (разово) | Бесплатно | Бесплатно через НУЦ РК |
| Скорость подписания 100 документов | 5 минут | 25-30 минут | 2-3 минуты |
| Защита от подделки | Низкая | Средняя | Высокая (криптография) |
| Где нельзя использовать | Госорганы, нотариат, банки | Ограничений нет | Некоторые нотариальные действия |
Типичные ситуации из судебной практики
Ситуация 1: Налоговые споры
Компании часто сталкиваются с отказом налоговых органов в вычете НДС, если документы подписаны факсимиле без соглашения между сторонами. Согласно судебной практике, само по себе использование факсимиле не является основанием для признания сделки недействительной, если реальное исполнение сделки подтверждено.
Ситуация 2: Трудовые споры
Использование факсимиле на трудовых договорах и приказах об увольнении может привести к восстановлению работника через суд и выплате компенсаций.
Законодательная база: что говорит закон
Основные нормативные акты, регулирующие использование факсимиле в Казахстане:
- Статья 152 ГК РК (пункт 2) – допускает факсимильное воспроизведение подписи при наличии соглашения сторон
- Статья 7 Закона РК «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности» – требования к первичным документам
- Приказ МФ РК №562 от 20.12.2012 – перечень документов, где факсимиле запрещено
- Письмо КГД МФ РК №КГД-07-3-15/8924 от 15.08.2024 – разъяснения по НДС при использовании факсимиле
Пошаговая инструкция: когда можно использовать факсимиле
Где факсимиле использовать можно ✅
- Договоры с контрагентами – при наличии соглашения о признании факсимиле (кроме договоров залога, поручительства, дарения недвижимости)
- Первичные бухгалтерские документы – акты, накладные, счета-фактуры (с соглашением и при соблюдении требований учетной политики)
- Внутренние документы компании – служебные записки, внутренние распоряжения (если разрешено локальными актами)
- Деловая переписка – письма, уведомления, коммерческие предложения
Где факсимиле использовать нельзя ❌
- Кадровые документы: трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, должностные инструкции
- Банковские документы: платежные поручения, карточки с образцами подписей
- Нотариальные документы: доверенности, завещания, согласия супругов
- Документы для госорганов: налоговая отчетность, заявления в суд, обращения в госорганы
- Векселя и ценные бумаги
Шаблон соглашения об использовании факсимиле
СОГЛАШЕНИЕ об использовании факсимильного воспроизведения подписи г. Алматы «___» _________ 2025 г. ТОО «_____________», БИН _____________, в лице директора _____________, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ТОО «_____________», БИН _____________, в лице директора _____________, действующего на основании Устава, с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее Соглашение о нижеследующем: 1. Стороны признают юридическую силу документов, подписанных с использованием факсимильного воспроизведения подписи уполномоченных лиц. 2. Факсимиле может использоваться при подписании: - Договоров и дополнительных соглашений - Актов выполненных работ/оказанных услуг - Счетов-фактур - Товарных накладных - Деловой переписки 3. Факсимиле НЕ используется для: - Доверенностей - Документов для государственных органов - Банковских документов 4. Стороны обязуются: - Обеспечить сохранность факсимиле - Немедленно уведомлять об утере или компрометации - Не передавать факсимиле третьим лицам 5. Ответственность за неправомерное использование факсимиле несет сторона-владелец в полном объеме причиненного ущерба. 6. Соглашение вступает в силу с момента подписания и действует до «___» ______ 20__ г. Подписи сторон: От ТОО «__________» От ТОО «__________» ________________ ________________ М.П. М.П.
Топ-5 ошибок при использовании факсимиле
1. Отсутствие письменного соглашения.
Последствия: документ признается недействительным, сделка считается незаключенной.
Реальный ущерб: до 100% суммы контракта.
2. Использование для кадровых документов.
Последствия: возможное восстановление уволенного сотрудника через суд.
Риск: выплата компенсаций за вынужденный прогул.
3. Отсутствие контроля за использованием.
Последствия: возможность мошенничества сотрудников.
Риск: заключение невыгодных или незаконных сделок.
4. Использование после увольнения директора.
Последствия: уголовная ответственность по ст. 385 УК РК (подделка документов).
Наказание: до 2 лет лишения свободы.
5. Применение в международных контрактах.
Последствия: непризнание документов за рубежом, срыв экспортных поставок.
Решение: используйте апостилированную подпись или ЭЦП.
Где изготовить факсимиле: примерные расценки
| Город | Типичная стоимость | Срок изготовления | Особенности |
| Алматы | 15 000-20 000 тг | 1-2 дня | Возможна УФ-защита, доставка |
| Астана | 18 000-25 000 тг | 2-3 часа | Срочное изготовление |
| Караганда | 12 000-15 000 тг | 2-3 дня | Стандартное изготовление |
| Шымкент | 14 000-18 000 тг | 1-2 дня | Металлическая оснастка |
| Актобе | 16 000-20 000 тг | 3-5 часов | Карманный формат |
Заключение: главное, что нужно запомнить.
✅ Ключевые правила использования факсимиле:
- Всегда заключайте письменное соглашение до начала использования факсимиле;
- Никогда не используйте для кадровых документов, госорганов и банков;
- Ведите строгий учет каждого применения факсимиле;
- Регулярно обновляйте факсимиле (раз в 6-12 месяцев);
- Рассмотрите переход на ЭЦП – это безопаснее и признается везде.
Факсимиле – это инструмент вчерашнего дня. Он может помочь сэкономить время, но создает юридические риски. В 2025 году разумнее инвестировать в ЭЦП и системы электронного документооборота. Это не только безопаснее, но и соответствует мировым трендам цифровизации.