Авансовый отчет по командировке — это документ, который используется для учета и контроля расходов, связанных с деловой поездкой сотрудников. Он позволяет организации определить финансовые затраты на командировку и правильно отразить их в бухгалтерском и налоговом учете.
Отчет содержит информацию о расходах на проезд, проживание, питание, а также другие сопутствующие затраты, подтвержденные соответствующими документами. Однако многие сотрудники часто затрудняются с составлением этого документа. Кто, как и в каком виде его должен сдавать читайте далее.
Кто и в какой срок должен сдавать авансовый отчет
Итак, согласно Порядку учета подотчетных сумм, утвержденному Приказом Министра финансов Республики Казахстан от 31 марта 2015 года № 241 в п. 59 Правил ведения бухгалтерского учета, указано, что подотчетные суммы выдаются работникам субъекта, а также работникам направляющей стороны.
А все денежные средства, выданные работнику перед командировкой, являются подотчетными.
При этом учет подотчетных сумм ведется в разрезе каждого сотрудника. Поэтому каждый командируемый должен, по завершении командировки, сдать свой индивидуальный авансовый отчет.
Срок сдачи отчета о командировочных расходах в законодательстве не указан и должен определяться учетной политикой компании. В большинстве случаев этот период составляет три рабочих дня с момента возвращения на постоянное рабочее место.
Авансовый отчет по форме Т-3
Для стандартизации процесса отчетности по командировкам была разработана Форма Т-3 (Приложение 10 к приказу Министра финансов Республики Казахстан от 20 декабря 2012 года № 562).
В форме должны могут быть указаны все командировочные расходы, понесенные в ходе поездки:
- аренда квартиры или услуги гостиницы;
- суточные расходы;
- покупка авиа- или ж/д билетов;
- услуги такси;
- услуги связи;
- оплату услуг/работ сторонними подрядчиками;
- приобретение материалов.
К заполненной форме в обязательном порядке должны быть приложены все подтверждающие документы (акт выполненных работ, счет-фактуры, чеки ККМ или квитанции об оплате, посадочный талон). Поэтому в командировке необходимо озаботиться своевременным получением закрывающих документов и сохранить их для отчета.
Все документы должны быть надлежащим образом оформлены. В соответствующих местах должны стоять подписи и печати, оттиски — отчетливы и читабельны. На это тоже стоит обращать внимание сразу при получении документов. Потому что потом бухгалтерия просто не примет испорченные или неполные документы.
После того как бухгалтерия проверит отчет и все приложенные документальные подтверждения, необходимо подписать его у руководителя. Только после этого с работника будут списаны подотчетные суммы.
В случае, если затраты оказались ниже и остался излишек, то разница возвращается в бухгалтерию. И наоборот, если затраты оказались выше планируемых, компания производит компенсационную выплату.
Совет: Перед поездкой заведите себе специальный конверт или файл. Складывайте в него абсолютно все чеки с надписями на обратной стороне за что была оплата. Проще потом выкинуть лишние, чем искать недостающие.
Бланк (шаблон) авансового отчета
Заключение
Командировка — это довольно интересное и увлекательное время в трудовой деятельности. Однако надо всегда помнить, что однажды придется отвечать не только о полученных выгодах и достижениях, но и о затратах.